הקורס שנערך בקומפלקס המפואר של בית חב"ד ביבנה בראשות הרב יוסף-יצחק לרר, עסק בהעמקת הקשר עם התומכים להרחבת גיוס התרומות וכן בניהול סדר יומו העמוס של השליח. במשך שתים-עשרה שעות רצופות, עם הפסקות קצרות, האזינו השלוחים ברוב קשב להרצאות ועסקו במילוי דפי העבודה שחולקו להם. את הקורס העביר מנהל אגף הסניפים בצעירי-חב"ד הרב ישראל ברוד, שפיתח שיטה שלמה בנושא זה. במהלך עשרים וחמש השנים האחרונות הוכחה יעילותה של השיטה והיא נלמדת כיום בסמינרים שהרב ברוד מעביר לשלוחים בעולם כולו.

להוביל ולא להיות מובל

"המוטו המרכזי של השיטה - מסביר הרב ברוד - להגדיר מראש את היעדים, בהתאם לכך להצמיד ציפיות מול האנשים והמוסדות הפוטנציאלים, לעבור מ"צפי" ל"התחייבוית" ולעמוד על קיומן. מאידך - להעניק לתורם תחושת שותפות בעשייה".
 
הרב ברוד מצטט אגרת שכתב הרבי מליובאוויטש בשנת תשי"ט: "אי אפשר למוסד או ארגון לנהל את עבודתו כדבעי באם אין לו תוכניות מסודרות ותקציב מסודר לכל השנה הקרובה". עיקרון זה תופס חלק נכבד ממושב הבוקר של הסמינר, בו לומדים השלוחים להכין ספר תקציב שנתי  לפעילות בית חב"ד. בהמשך למדו שיטות "לשדרג" תורמים ותרומות, ניהול חוקי, בניית תדמית חיובית, בחירת סוג התרמה ועוד.

בהתאם לכך למדו השלוחים שיטות כיצד לשלוט ביוזמה, להוביל את התכנון ואת הביצוע בפועל, ולא להיות מובלים ולמצוא את עצמם בגרעונות בדיעבד.

חמישה ימי עיון אזוריים להשקת תוכנת גיוס תרומות וניהול תורמים וזמן

אחרי שהשלוחים למדו את השיטות, הופיע בפניהם הרב יוסף יצחק לבנהרץ, מנהל אגף התכנון והמחשוב בצעירי-אגודת-חב"ד, ובישר להם כי האגף שלו השלים פיתוח של תוכנה חדשה ומיוחדת לגיוס תרומות וניהול מערכת התורמים של בית חב"ד. הרב לבנהרץ סיפר כי תכנון התוכנה נעשה בעצה אחת עם הרב ברוד, כדי שתוכל ליישם את שיטתו הייחודית, ובהמשך הסביר כיצד המוצר המוגמר עונה למטרה.

הרב לבנהרץ הזמין את השלוחים להשתתף בהדגמת התוכנה במסגרת חמישה ימי עיון מיוחדים שיתקיימו בשבוע הבא באזורים השונים בארץ, על מנת להקל על השלוחים להשתתף בהם, כל אחד באזורו.

ניהול זמן

חלק מהקורס הוקדש לניהול נכון של הזמן. "זמנו של כל שליח - יקר. הוא עסוק בארגון ומסירת שיעורים, אירוח משפחות בשבת, גיוס תרומות, ארגון פעילות, ובל נשכח את הזמן שעליו להקדיש למשפחתו ולחינוך ילדיו". הרב ברוד מקדיש חלק מההרצאות ומסביר כיצד לנהל נכון את הזמן באמצעות טבלת שעות פנאי, תכנון סדרי עדיפויות, שימוש מושכל ביומן ועוד.

הרב ישראל ברוד מספר כי בסמינר השתתפו מספר שלוחים המתכוונים לצאת בקרוב לשליחות, ובוחנים כעת את האפשרויות: פתיחת בית חב"ד בצורה עצמאית, או במסגרת 'שליח עושה שליח' – תחת בית חב"ד פעיל.

במקביל, להשתלמויות,  פועלת בצעירי-חב"ד מחלקה ליעוץ משפטי, העוזרת רבות לסניפים בתחומים נוספים. גם מחלקה זו ערכה מספר קורסים במהלכם התוודעו השלוחים לפעילות המחלקה: קבלת שטחים לבנייה, פטור מארנונה למוסד ציבורי, התמודדות מול אזרחים או גופים פוליטיים המתנגדים להקמת בית-חב"ד בעירם, סיוע בתביעות משפטיות, עזרה בקבלת תקציבים מהרשויות המקומיות, ביטוחים ועוד. לרשות המחלקה עומדים עורכי-דין ורואי-חשבון המכירים היטב את המערכת ומסייעים לבתי-חב"ד.

מארגן הסמינר מנהל אגף הסניפים בצעירי-חב"ד הרב ישראל ברוד